Job Description

Overview

The Executive Assistant will provide high‑level support to the Head of the Tax Department, ensuring smooth operations, organized communication, and proactive coordination across the department. This role blends administrative support, light operational oversight, and hands‑on help with scheduling, follow‑ups, and departmental organization. The ideal candidate is dependable, organized, pleasant to work with, and comfortable managing both professional and personal scheduling needs.

Key Responsibilities

Executive Support

• Manage the department lead’s work and personal calendars, ensuring proactive scheduling and prioritization.
• Review incoming emails, flag priorities, and create organized to‑do lists.
• Keep the department lead on track with reminders, call lists, and follow‑ups.
• Help ensure timely responses to internal and external communications.
• Maintain the department lead’s personal tracking tools (including HubSpot) with accurate, up‑to‑date information.
• Serve as a responsive point of contact on behalf of the department lead.

Department Coordination

• Monitor department metrics, reporting, and hours, identify anomalies or issues that stand out, and ensure they are addressed promptly.
• Assist in light work‑allocation conversations by keeping track of who is overloaded or available.
• Support billing and AR follow‑up for the department lead (not collections).
• Ensure proposals, engagement letters, and job value documentation are prepared and completed on time.

Meetings & Logistics

• Ensure all meetings are properly scheduled and prepared for  including agendas, materials, conference rooms, technology, and food when needed.
• Send calendar invites, manage RSVPs, and coordinate logistics.
• Prepare summaries and track follow‑up items after meetings.
• Be available during key times to handle follow‑ups and keep momentum moving.

Documents & Administrative Support

• Draft and format proposals, engagement letters, emails, and other documents.
• Maintain organized digital files, templates, and department resources.
• Support light data tracking or reporting as needed.

Technology & Systems

• Use Outlook, Excel, Teams, and other firm tools comfortably.
• Open to learning new systems and processes as needed.
• Coordinate with IT when technology support is required.

Skills & Attributes

• Highly organized, reliable, and able to manage multiple priorities.
• Proactive - anticipates needs and stays ahead of deadlines.
• Warm, pleasant, and professional in communication.
• Comfortable with technology and willing to learn new tools.
• Strong follow‑through; ensures nothing falls through the cracks.
• Discreet and able to handle sensitive information.
• Calm under pressure and adaptable to shifting priorities.

Experience

• 2–4 years supporting a senior leader, partner, or executive.
• Experience with scheduling, email management, and administrative coordination.
• Comfortable with Microsoft Office (especially Outlook and Excel).
• Experience preparing client‑facing documents is a plus.
• Familiarity with CRM tools (like HubSpot) is helpful but not required.

Skills Required

Experience Required

3-4 years